Нарисуйте маршрут заявки
Запишите, откуда приходит заказ, кто проверяет условия, назначает транспорт, меняет статус и готовит документы. Для каждого шага укажите входящие данные и результат, который получает следующий участник.
Отдельно разберите отмену, изменение маршрута и дополнительные расходы. Исключения не обязательно автоматизировать сразу, но система должна позволять их корректно учитывать.
Определите общие объекты
Клиент, перевозчик, водитель, транспорт, заявка, документ и платёж должны иметь понятные связи. Если одна компания заведена несколько раз, история и задолженность могут оказаться разделены.
Перед переносом подготовьте справочники: проверьте дубли, обязательные поля и ответственного за исправления. Сначала импортируйте небольшой образец и сверяйте результат.
Назначьте роли и точки контроля
Логисту нужны рабочие заявки и исполнители, бухгалтеру — документы и оплаты, руководителю — состояние процессов и показатели. Доступ определяют обязанности, а не привычка выдавать всем одинаковые права.
Уведомляйте о событиях, требующих действия: например, о необходимости согласования. Поток одинаково срочных сообщений быстро перестаёт помогать.
Выберите пилот
Возьмите один тип перевозок и небольшую группу сотрудников. Проведите несколько согласованных сценариев, включая изменение данных и ошибку интеграции. Проверьте, что документ и отчёт используют актуальные сведения.
Заранее назначьте дату переключения и владельца старой таблицы. Бессрочное параллельное ведение двух систем создаёт новые расхождения.
Оцените результат и следующий этап
Сравните процесс до и после: где остался повторный ввод, кто видит статус, как обнаруживаются недостающие документы. Измеримые показатели выбирайте до пилота, а не под удобный результат.
Logist IQ можно проверить как готовый вариант. Если ваши процессы требуют иной модели, начните обсуждение разработки с карты перевозки и примеров документов без чувствительных данных.